1. REKISTERIN NIMI
Kaupparekisteri.
2. REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Patentti- ja rekisterihallitus
Postiosoite: PL 1150, 00101 Helsinki
Käyntiosoite: Arkadiankatu 6 A, 00100 Helsinki
Puhelin: (09) 6939 500
3. REKISTERIN TARKOITUS
Kaupparekisterilain mukaan Patentti- ja rekisterihallitukselle on säädetty tehtäväksi kaupparekisterin pitäminen. Kaupparekisteriin merkitään elinkeinonharjoittajia eli yrityksiä koskevat tiedot.
Kaupparekisterin tehtävänä on palvella ja valvoa elinkeinoelämää sekä ylläpitää ja parantaa oikeusvarmuutta elinkeinoelämässä. Julkisuusvaikutuksen lisäksi osalla kaupparekisterimerkinnöistä on oikeutta luova vaikutus.
4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Kaupparekisterilaissa luetellaan yritysmuodoittain ne tiedot, jotka yritysten on ilmoitettava merkittäväksi kaupparekisteriin. Kaupparekisterilain ja -asetuksen lisäksi säännöksiä kaupparekisteriin merkittävistä tiedoista on eri yritysmuotoja koskevassa lainsäädännössä, kuten osakeyhtiölaissa ja osuuskuntalaissa sekä yrityksiä yleisesti koskevassa lainsäädännössä, kuten yrityssaneerauslaissa.
Rekisteriin merkitään yrityksen tietoihin tehtävittäin henkilöt, jotka on ilmoitettu. Rekisteriin merkittäviä tehtäviä yrityksissä ovat mm. yksityinen elinkeinonharjoittaja, yhtiömiehet, hallituksen puheenjohtaja, jäsenet ja varajäsenet, toimitusjohtaja, tilintarkastajat, prokuristit sekä nimenkirjoittamiseen oikeutetut. Lisäksi kaupparekisterijärjestelmään tallennetaan osakeyhtiöiden perustajien tiedot.
Kaupparekisterilain 3 a §:n mukaan kaupparekisteriin merkittävistä luonnollisista henkilöistä rekisteriin merkitään henkilötietoina seuraavat asiat:
1. täydellinen nimi,
2. henkilötunnus (syntymäaika, jos henkilöllä ei ole
3. suomalaista henkilötunnusta),
4. osoite ja kansalaisuus.
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tiedot kaupparekisteriin merkitään pääsääntöisesti yritysten ilmoitusten perusteella. Nykyisin useimmat yritykset on ilmoitettava kaupparekisteriin. Uudesta yrityksestä on ilmoitettava yritystä ja sen harjoittamaa toimintaa koskevat perustiedot. Kun kaupparekisteriin merkityissä tiedoissa on tapahtunut muutos, on yrityksen ilmoitettava muuttuneet tiedot.
Kaupparekisterilain 21 a §:n mukaan Patentti- ja rekisterihallitus voi päivittää tiedostojaan ja tarkistaa ilmoituksissa ja niiden liitteissä mainittujen henkilöiden henkilötiedot väestötietojärjestelmästä.
Tiedot henkilöiden voimassa olevista liiketoimintakielloista alkamis- ja päättymispäivineen saadaan oikeusrekisterikeskukselta liiketoimintakiellosta annetun lain 21 §:n nojalla ja tiedot päivitetään kaupparekisterijärjestelmään.
Kaupparekisterilain 19 §:n sekä yrityssaneerausasetuksen 5 §:n mukaan tuomioistuinten on toimitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle tiedot kaupparekisteriin merkityn yrityksen velkojille annetusta julkisesta haasteesta, yrityksen omaisuuden luovuttamisesta konkurssiin, konkurssin jättämisestä sillensä tai konkurssin asettamispäätöksen kumoamisesta sekä yrityssaneerauslain mukaisesta väliaikaisesta kiellosta, saneerausmenettelyn alkamisesta ja lakkaamisesta.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Kaupparekisterilain 1 §:n mukaan kaupparekisteriin tehdyistä merkinnöistä on jokaisella oikeus saada tietoja. Kaupparekisteritietoja voi saada tilaamalla kaupparekisteriotteita, tiedustelemalla tietoja puhelimitse tai katsomalla atk:lla olevia kaupparekisteritietoja kaupparekisterin tietokannasta (KATKA) Patentti- ja rekisterihallituksessa, maistraateissa ja TE-keskuksissa. Sopimusasiakkaat voivat katsoa tietoja omalta tietokonepäätteeltään linjayhteydellä kaupparekisterin tietokantaan. Tietoja on saatavilla myös mikrofilmeillä ja cd-rom -levyillä. Yritysten tekemiin kaupparekisteri-ilmoituksiin liitteineen voi tutustua Patentti- ja rekisterihallituksessa ja asunto-osakeyhtiöiden ilmoituksiin asunto-osakeyhtiön kotipaikan maistraatissa.
Kaupparekisteriin tehdyistä merkinnöistä ja rekisterimerkintöjen poistamisesta kuulutetaan viikoittain ilmestyvässä kaupparekisterilehdessä.
Säännönmukaisesti kaupparekisteritietoja luovutetaan konekielisenä poimintana tai sanomapohjaisena tiedonsiirtona luottotietoyhtiöille, verohallinnolle, vakuutusyhtiöille, tietopalveluyhtiöille ja European Business Register (EBR) - tietopalveluun.
7. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu tarkoitukseen varatuissa erillisissä arkistotiloissa. Tiloihin on pääsy ainoastaan Patentti- ja rekisterihallituksen henkilökunnalla. Arkistotiloissa on kulunvalvontalaitteet.
B. ATK:lle talletetut tiedot
Kaupparekisterin atk-järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa sijaitsevassa keskuskoneyksikössä. Tilaan on pääsy vain nimetyillä atk:sta vastaavilla henkilöillä. Järjestelmää käytetään mikrotietokoneilta ja järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjät on jaettu erilaisiin ryhmiin ja käyttöoikeudet järjestelmään määräytyvät ryhmän mukaisesti. Käyttöoikeuksien myöntämisestä ja ryhmien oikeuksista vastaa rekisterin vastuuhenkilö. Tietojen ylläpito mikrotietokoneilla tapahtuu kulunvalvonnalla suojatuissa ja lukituissa tiloissa.
Atk-järjestelmästä otetaan varmuuskopioita päivittäin ja katastrofi- ja poikkeusoloja varten on varauduttu varajärjestelmällä.
8. TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröity henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty kaupparekisteriin tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Maksutta tiedot voi tarkistaa yhden kerran kalenterivuodessa. Henkilön tiedot voidaan atk-järjestelmästä tarkistaa ainoastaan niiden rekisteriin merkittyjen tehtävien ja tietojen osalta, jotka on ilmoitettu kaupparekisteriin 1.1.1994 tai sen jälkeen. Aikaisempia tietoja voidaan tarkistaa ainoastaan nimettyjen yritysten tiedoista.
Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti Patentti- ja rekisterihallitukselle ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava. Pyynnössä on kerrottava henkilön nimi ja henkilötunnus. Tiedot tulostetaan paperille ja annetaan asiakkaalle tai toimitetaan postitse asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen. Tiedot voi myös tarkastaa Patentti- ja rekisterihallituksen PatRek-asiakaspalvelussa tai maistraatissa todistamalla henkilöllisyytensä.
9. HENKILÖTIETOJEN KORJAAMINEN
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan väestötietojärjestelmästä, jos henkilöllä on suomalainen henkilötunnus. Henkilöiden, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tiedot tarkistetaan yrityksen toimittamista asiakirjoista (esim. passikopiosta). Jos väestötietojärjestelmästä saaduissa tiedoissa (henkilön nimi, osoite, kansalaisuus, mahdollinen vajaavaltaisuus) on virhe, niin korjaus- ja muutospyynnöt on osoitettava väestörekisterinpitäjälle. Ilman suomalaista henkilötunnusta olevien henkilöiden tietojen oikaisupyynnöt esitetään Patentti- ja rekisterihallitukselle.
